Hoe alle oude e-mails in Gmail te archiveren en Inbox Zero te bereiken

Als u te veel e-mails ontvangt, kan uw inbox vol raken met nutteloze items. Ook al ben je eraan gewend, het maakt je geest toch wat zwaarder. Ook al ben je overweldigd door al je ongelezen berichten, je wilt ze toch niet verwijderen.

De toekomst? In de toekomst kan een ongeopend bericht in uw inbox uw huid redden. Dus, hoe maak je je Postvak IN schoon zonder gegevens te verliezen? door op te nemen! Dit is de werkwijze.

Wat is een Archief

Een archief is volgens de Cambridge Dictionary een verzameling oude bestanden met betrekking tot een locatie, bedrijf of familie. Bovendien wordt het beschreven als een computerbestand dat wordt gebruikt om elektronische gegevens of documenten op te slaan waartoe u niet langer regelmatig toegang hebt.

Vergelijkbaar hiermee is een archief in Gmail een verzameling berichten die u niet vaak opent. Een bericht wordt bij het archiveren uit het zicht en uit het hart bewaard. Het is er echter nog steeds voor het geval u er opnieuw naar moet verwijzen. Het is vergelijkbaar met je kelder, waar je dingen bewaart die je nu niet nodig hebt, maar later misschien wel nodig hebt.

Ongelezen e-mails in Gmail worden gearchiveerd, wat betekent dat ze worden verplaatst van de Inbox naar de map Alle berichten. Bovendien wordt het afgetrokken van het totaal van uw ongelezen berichten.

Ga naar Alle e-mail in de zijbalk om je gearchiveerde e-mails te vinden. Om alleen gearchiveerde berichten te zien, typ je ook: archive in de zoekbalk van Gmail.

De voor- en nadelen van archiveren

Om de voordelen ervan te begrijpen, moet u weten wat er precies gebeurt als u oude Gmail-berichten archiveert.

• E-mails in het archief worden niet direct vernietigd. Het Archief lijkt op een kluis. Gearchiveerde e-mails blijven in uw Gmail-account staan, tenzij u ze expliciet verwijdert, terwijl verwijderde e-mails na 30 dagen automatisch worden vernietigd.
• E-mails uit het verleden kunnen worden doorzocht. De zoekfunctie van Gmail is robuust. Gearchiveerde e-mails kunnen worden gevonden wanneer u naar iets zoekt. Typ in:inbox voor de zoekopdracht als u ze wilt negeren en alleen uw inbox wilt doorzoeken.
• Opslagruimte is inbegrepen voor gearchiveerde e-mails. Je hebt extra ruimte op je Gmail-schijf omdat verwijderde e-mails verdwenen zijn. Aan de andere kant, aangezien ze nog steeds deel uitmaken van uw Gmail-account, blijven gearchiveerde e-mails opslagruimte gebruiken.
• E-mails in archieven worden niet meteen gemarkeerd als gelezen. E-mails die worden gearchiveerd zonder te worden geopend, blijven ongelezen totdat er op wordt gereageerd.
• E-mails uit het verleden kunnen worden doorzocht. Er is geen tabblad 'Archief' in Gmail waar u de berichten kunt bekijken die u daarheen hebt verzonden. Gebruik het tabblad Alle e-mail om e-mails uit zowel Inbox als Archief tegelijk te bekijken.
• Labels werken met gearchiveerde e-mails. Aan een bericht kan een label worden toegevoegd voordat het wordt gearchiveerd. De tag blijft bestaan. De gearchiveerde e-mail verschijnt ook wanneer u op het label klikt om alle berichten te bekijken die ermee zijn getagd.
• Hoewel het markeren van uw ongelezen berichten als gelezen de irritante cijfers kan verlagen, heeft archiveren nog steeds de voorkeur. Dit komt door de rommel die nog steeds in je inbox aanwezig is.

Waarom "Markeren als gelezen" niet genoeg is

U kunt onnodige e-mails uit uw inbox verwijderen door ze te archiveren. U kunt zich dan concentreren op berichten die belangrijker zijn.

U kunt nog steeds de robuuste zoekfunctie van Gmail gebruiken om een e-mail te vinden als u verwacht deze in de toekomst te gebruiken. Je zou tenslotte niet door honderden of zelfs duizenden e-mails willen waden op zoek naar iets.

Hoe e-mails op te slaan

Archiveren is eenvoudig en ongecompliceerd, of u zich nu aanmeldt bij uw account op een computer of een smartphone.

Op your computer

Er zijn drie opties om dit te doen. De eerste stap is het selecteren van het bericht dat u wilt archiveren door het vakje aan te vinken. Zodra je op het Archief-symbool klikt, verplaatst Gmail het bericht naar de map 'Alle berichten' boven aan je inbox.

Het tweede alternatief is om de betreffende e-mail te openen. Na het laden verschijnen dezelfde pictogrammen als voorheen. U kunt de knop Archief kiezen om terug te gaan naar uw hoofdinbox. Rechtsonder in uw scherm verschijnt een melding met de tekst 'Gesprek gearchiveerd' om de actie te bevestigen.

Het Inbox-label kan als derde optie worden verwijderd. Gmail verplaatst de e-mail van uw Postvak IN naar Alle e-mail wanneer u op de x op het label klikt. In de rechterbenedenhoek van uw browser zou ter bevestiging een melding moeten verschijnen met de tekst 'Gesprek verwijderd uit Postvak IN'.

Op Je smartphone

Veel van dezelfde principes zijn van toepassing op archiveren, of u nu een Android- of iOS-apparaat gebruikt. Schuif het bericht dat u wilt archiveren naar links of rechts na het openen van de Gmail-interface.

U kunt ook het bericht openen en de optie Archief selecteren in het menu rechtsboven. Van rechts is dit het vierde pictogram. Wanneer u dat doet, zou het bericht uit uw Postvak IN moeten verdwijnen en zou onderaan een gearchiveerde melding moeten verschijnen.

Na de onderwerpregel kunt u op het gebied Labels tikken om te voltooien. Verwijder het vinkje bij het label Postvak IN in Label als een venster dat wordt geopend en klik vervolgens op OK. De e-mail wordt uit uw Postvak IN verwijderd en onderaan verschijnt een bericht dat het label is gewijzigd.

Je inbox schoon houden

Gebruik de filtertool van Gmail om het proces van het kiezen van e-mails die moeten worden gearchiveerd, automatisch te laten uitvoeren als u niet de moeite wilt nemen om dit handmatig te doen. Dit is vooral handig voor bonnetjes die u moet bewaren maar niet hoeft in te zien.

Hier leest u hoe u dit stap voor stap kunt doen:

1. Open de e-mail die u automatisch wilt laten archiveren.
2. Kies het submenu met drie knoppen in het hoofdmenu.
3. Selecteer Berichten die vergelijkbaar zijn met deze filteren.
4. Klik op Filter maken om toegang te krijgen tot een filter dat uit het zoekveld tevoorschijn komt.
5. Schakel het selectievakje Postvak IN overslaan (archiveren) in met een vinkje.
6. Markeer de optie om deze berichten als gelezen te markeren als u wilt dat ze automatisch worden geopend.
7. (Optioneel) Vink het vakje aan naast Pas het filter ook toe op # overeenkomende discussies om bestaande communicatie te archiveren.
8. selecteer "Filter maken"

Een gearchiveerde e-mail terugbrengen

U kunt een actie ongedaan maken als u per ongeluk een bericht in uw inbox hebt gearchiveerd door op de knop Ongedaan maken in de melding te klikken.

Als je het niet hebt ontvangen, selecteer je de e-mail die je wilt ophalen uit All Mail. Kies Verplaatsen naar Postvak IN in het bovenste menu.

Als het bericht dat je terug wilt sturen naar je inbox ouder is, gebruik dan de zoekbalk van Gmail om het te vinden. Nadat u de e-mail hebt geopend, herhaalt u het proces.

Alles archiveren in Gmail

Je kunt de filterfunctie van Gmail gebruiken om je hele inbox te wissen en al je communicatie te archiveren. Om uw filter verder aan te scherpen, kunt u meer opdrachten gebruiken.

1. Voer in de zoekbalk het volgende in: in de inbox. Hiermee worden alle e-mails in uw inbox geretourneerd.
2. Als je het filter wilt verfijnen, schrijf dan voor:jjjj/mm/dd om alle e-mails voor een bepaalde datum op te nemen. U kunt het ook na jj/mm/dd gebruiken als u alleen een bepaalde periode wilt archiveren.
3. Wanneer de zoekopdracht resultaten heeft opgeleverd, klikt u op het selectievakje in het bovenste menu.
4. Een melding dat alle 100 conversaties op deze pagina zijn geselecteerd. Selecteer alle conversaties die overeenkomen met deze zoekopdracht zullen verschijnen.
5. Klik op Selecteer alle gesprekken die overeenkomen met deze zoekopdracht
6. Kies de knop Archief
7. Er verschijnt een venster Bulkactie bevestigen. Kies OK.

Afhankelijk van hoeveel e-mails je hebt, zal Gmail enige tijd nodig hebben met dit filter. Maar na een tijdje verdwijnen al je e-mails uit de inbox en worden ze veilig opgeslagen in het Archief. Het is de eenvoudigste stap om inbox nul te bereiken en te behouden.

Postvak IN nul voor altijd

Door de hier beschreven tips en trucs te gebruiken, is Inbox Zero nu gemakkelijk te bereiken. Gebruik de krachtige zoekbalk en filter van Gmail om automatisch e-mails naar het archief te sturen, zodat je inbox levenslang opgeruimd blijft.

Leer hoe u e-mails plant om uw e-mailervaring verder te verbeteren, of installeer de Gmail-app op uw Mac. neem contact op met onze Gmail Bellen Nederland om uw e-mailproductiviteit te maximaliseren.