Hoe spam-e-mails in Gmail te beheren met sjablonen en filters?

Ontvangt u regelmatig veel ongevraagde e-mails wanneer u uw Gmail-inbox opent? Als dat het geval is, kunt u dit als volgt beheren.

Veel internetbedrijven en digitale marketeers moeten meerdere keren per dag op dezelfde soorten e-mails reageren. De procedure kan tijdrovend en ontmoedigend zijn.

Responssjablonen kunnen in deze gevallen nuttig zijn. U kunt met meer succes omgaan met spam als u enkele filters van Gmail gebruikt.

Dit bericht laat zien hoe u spam efficiënt kunt bestrijden met behulp van antwoordsjablonen en Gmail-filters.

Hoe werken Gmail-sjablonen en wat zijn ze?

In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, kunt u eerder samengestelde e-mails opnieuw gebruiken door ze op te slaan in uw account. Met een Gmail-account kunnen 50 verschillende antwoordsjablonen tegelijk worden opgeslagen. Daarom verhoogt het opstellen van een paar algemene sjablonen voor de beoogde doelgroep de effectiviteit van e-mailcommunicatie.

Als je autoriteit hebt gevestigd binnen een specifieke niche, kun je honderden e-mails ontvangen van mensen die vragen om gastberichten te schrijven. Als alternatief voor het afzonderlijk beantwoorden van elke e-mail, kunt u een sjabloon ontwikkelen en gebruiken.

Laten we een sjabloon-e-mail maken voor de bovenstaande situatie om individuen te informeren dat gastberichten niet worden geaccepteerd. Schakel de sjabloonopties in Gmail in voordat u een antwoordsjabloon genereert.

1. Meld u aan bij uw Gmail-account.
2. Selecteer Alle instellingen bekijken onder Instellingen.
3. Blader omlaag naar het gebied Sjablonen onder de tabbladen Geavanceerd.
4. Schakel Sjablonen in.
5. Selecteer Wijzigingen opslaan.

De volgende actie is het maken en opslaan van de responssjabloon wanneer de sjablooninstellingen zijn ingeschakeld.

Een antwoordsjabloon maken

Volg de onderstaande instructies om een responsieve sjabloon te maken.

1. Open a UW Gmail account.
2. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te schrijven.
3. Beschrijf in de e-mail uw beleid met betrekking tot het niet accepteren van gastberichten. (Maak het breed zodat het betrekking heeft op iedereen die een gastpost aanvraagt in een branche of vakgebied.)
4. Als je antwoord klaar is, klik je op de drie stippen rechtsonder in het vak voor het opstellen van een e-mail.
5. Selecteer Concept opslaan als sjabloon > Opslaan als nieuwe sjabloon in het menu Sjablonen.
6. Nadat u de naam in de pop-up hebt ingevoerd, slaat u de sjabloon op. (Selecteer hier een naam die beschrijvend is; de sjabloon gebruikt deze naam als het onderwerp van de e-mail.)

Hier leest u hoe u ervoor kunt zorgen dat een sjabloon met succes is gemaakt.

1. Klik opnieuw op de knop Opstellen.
2. Ga naar rechtsonder en selecteer de drie puntjes.
3. Klik op sjablonen.

Een lijst met de sjablonen die u in uw Gmail-account heeft opgeslagen, vindt u hier. Zodra u op de sjabloon klikt, wordt deze gekopieerd naar het e-mailvak voor schrijven.

Zelfs als u een e-mailsjabloon heeft, kost de procedure nog steeds tijd als u honderden e-mails handmatig moet beantwoorden. Filters kunnen worden gebruikt om in deze situatie geautomatiseerde antwoorden te creëren.

U kunt een filter instellen om e-mails met bepaalde woorden, zoals 'gastpost', 'backlink' en 'accepteer het artikel', naar de spammap te sturen. Met dit filter kunt u zelfs automatische reacties op dergelijke spam-e-mails programmeren.

Laten we eens kijken hoe je dat kunt doen.

Een sjabloon gebruiken om een automatisch antwoordfilter te maken

1. Er moet een Gmail-account met het antwoordsjabloon worden geopend.
2. Selecteer in de rechterbovenhoek het tandwielsymbool om toegang te krijgen tot de instellingen.
3. Navigeer naar Filters en Geblokkeerde adressen onder Alle instellingen.
4. 4. Klik op Maak een nieuw filter aan. (U kunt ook een bestaand filter in a.xml-indeling importeren dat op uw computer is opgeslagen.)

E-mails kunnen worden gefilterd op basis van het e-mailadres van de afzender, de onderwerpregel en of ze al dan niet specifieke woorden of formaten bevatten. Het opnemen van een paar termen die nauw relevant zijn voor het onderwerp, werkt het beste als filtercriterium voor het afwijzen van gastartikelen. Laten we nog een paar termen toevoegen aan het filter Inclusief de woorden optie.

5. Selecteer Filter maken nadat u uw criteria hebt gedefinieerd.

Hier moet u beslissen wat u van plan bent te doen met de e-mail met een bericht dat precies overeenkomt met uw criteria.

6. Vink het vakje met het label Skip the Inbox (Archive it) aan om te voorkomen dat deze e-mails uw inbox verstoppen.

7. Selecteer hetzelfde antwoordsjabloon, Gastpost niet toegestaan, en vink ook het vakje Sjabloon verzenden aan.

8. Klik op Filter maken nadat u de vakjes hebt aangevinkt.

Het nieuw gegenereerde filter verschijnt nu in uw filterlijst. E-mails met het onderwerp "gastpost, gastpost, backlink, accepteer het artikel, schrijf voor een blog, schrijf op de website" zullen in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomen.

Bovendien beantwoordt het de e-mail van de afzender door hem het antwoordsjabloon te sturen. Hierdoor hoeven noch je inbox, noch de afzender op je reactie te wachten.

Stem het filter af om geen belangrijke e-mail te missen

Nadat u het filter hebt ingesteld, houdt u de gearchiveerde e-mails in de gaten om ervoor te zorgen dat zakelijke e-mails niet worden uitgefilterd.

Mogelijk filtert u een e-mail die het woord 'post accepteren' bevat, maar het kan een promotie-aanbieding zijn die u mist vanwege het filter. Door een paar zinnen als merk, verkoop of promotie aan uw Gmail-filter toe te voegen, kunt u deze situatie voorkomen.

Maak waar nodig onafhankelijke filters

Als uw websites verschillende e-mailadressen voor contact hebben, kunt u het vers gebouwde antwoordfilter exporteren en vervolgens importeren in het nieuwe Gmail-account. Maar voor die e-mail moet u afzonderlijk een antwoordsjabloon inschakelen en maken.

Als u van plan bent het antwoordsjabloon te gebruiken, is helemaal opnieuw beginnen de beste methode om filters te maken.

Laat gebruikers niet weten dat reacties geautomatiseerd zijn

Maak in uw e-mail niet bekend dat het een automatisch antwoord is. Door dit te vermijden, zullen individuen niet proberen het Gmail-filter te omzeilen door de doeltermen verkeerd te spellen of over te slaan, waardoor hun e-mails u bereiken in plaats van de spammap.

Regelmatig uw inbox controleren en reageren op e-mails die voor u nuttig kunnen zijn, is ook een slimme gewoonte.

Combineer Gmail-filters en responssjablonen om spam te beheersen

U hoeft niet door spam-e-mails te scrollen om te antwoorden wanneer u het Gmail-filter en de algemene reactiesjabloon gebruikt. Dit zal u helpen tijd en energie te besparen. en als je problemen hebt, neem dan contact op met onze Gmail Bellen Nederland.